Designing a training management system based on the project management method

Full Text

Постановка проблемы. Управление применяется во всех сферах деятельности человека, и по мере развития понятие это расширяло рамки своего определения. Данное понятие можно рассматривать с точки зрения различных аспектов (рис. 1). Научная проблема - определить теоретические, технологические, методические и практические основы использования информационных и телекоммуникационных технологий в проектировании управления процессом об- разования. Рис. 1. Составляющие процесса управления Цели исследования заключаются в разработке и апробации системы управления обучением с открытым исходным кодом, определении всех заинтересованных сторон к процессу отбора такой системы управления, формировании пошагового руководства по выбору системы управления, составлении индивидуального списка функций, которые согласуются с приоритетами обучения и задачами университета. Объект исследования - информатизация управления образовательным процессом. Предмет исследования - управление образовательной организацией на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий. Гипотеза исследования: эффективность и качество управления образовательной организацией будут повышены за счет: - расширения списка организационных форм обучения, организации двух- стороннего взаимодействия преподавателей и студентов; - использования информационных и телекоммуникационных технологий. Для реализации данного исследования необходимо выполнить следующие задачи: 1) выявить особенности организации процесса управления в образовательном учреждении; 2) рассмотреть метод управления проектами как основу для проектирования модели управления образовательным процессом с использованием информационных и телекоммуникационных технологий; 3) обосновать систему для управления образовательным процессом в образовательной организации; 4) оценить эффективность использования информационной системы для информатизации управления образовательным процессом. Для решения представленных задач использовались следующие методы исследования: - теоретические: системный анализ отечественной и зарубежной психолого-педагогической и научно-методической литературы; - эмпирические: наблюдение, анкетирование, изучение документации, из- мерение отдельных параметров, системы показателей, педагогический экспе- римент. С точки зрения социологии управление есть «процесс систематического, сознательного, целенаправленного воздействия людей на общественную систему в целом или ее отдельные звенья (производство, социальную и духовную жизнь, отрасли экономики и др.) на основе познания и использования присущих обществу объективных закономерностей и прогрессивных тенденций в интересах обеспечения его эффективного функционирования и развития. В содержательном плане управление рассматривается как вид интеллектуального труда, представляющего собой систему последовательных управленческих функций, циклов, процессов, которые обеспечивают координацию и регулирование других видов человеческого труда» [14]. Как утверждает Б.П. Бармаков, «управление - это функция организации по решению проблем... возникает, когда руководитель принимает решение в нестандартной ситуации, например разрабатывается новый порядок отношений для преодоления проблемной ситуации» [1]. С точки зрения менеджмента управление следует понимать как процесс, направленный на достижение целей [4]. Таким образом, можно сделать вывод, что определение базового понятия теории управления неоднозначно формулируемо, как и многие базовые понятия других наук: понятия «информация», «точка» и т. д. Но если попробовать обобщить изложенные выше аспекты и определения, получим, что управ- ление - есть интегрированный процесс планирования, организации, мотивации и контроля, использующий ресурсы организации, необходимый для достижения ее целей [15]. Управление образовательным процессом направлено на решение двух задач: с одной стороны, необходимо поддерживать устойчивость и взаимосвязь всех элементов системы, а с другой - обеспечивать развитие и совершенствование данной системы. Управление, так же как и любая другая наука, строится на определенных принципах, под которыми будем понимать некоторую совокупность фактов или знаний, являющихся исходным пунктом объяснения или руководства к действиям [14]. На основе общих принципов организация разрабатывает свою структуру, определяет необходимые конкурентные преимущества, стратегию деятельности, систему управления, стиль работы сотрудников (их мотивацию, культуру, процедуры деятельности и т. д.) [6]. Управляющие воздействия (рис. 2) должны формироваться на основе информации о состоянии предприятия и окружающей среды. На управляемую систему помимо воздействий, координирующих управляемый процесс, действуют также и возмущающие воздействия, нарушающие нормальное функционирование системы. Рис. 2. Структура управляющих воздействий Все действия организации направлены на определенные цели, которые можно назвать четко описанным желательным состоянием, которое необходимо достигнуть. Тогда цель организации можно определить как результаты, которые стремится достичь организация, на достижение которых направлена ее деятельность. Главной же целью управления можно назвать «обеспечение слаженной работы звеньев системы управления для выполнения договорных обязательств при экономически целесообразном использовании всех видов ресурсов» [5]. Формулировка целей и ограничений является важной задачей управления, при этом следует четко определить ее содержание, временные, пространственные характеристики, персональную привязанность и ранг в иерархии целей. Таким образом, качество образования будем оценивать как соответствие определенным государством стандартам. В процессе совершенствования образовательной области модернизируется система оценки качества, которая заключается в профессиональной оценке с целью определения успешности функционирования системы и отдельного учреждения. Руководство при управлении отдельным образовательным учреждением сталкивается не только с проблемами оценки качества образования, то есть предоставляемых услуг, но и с оценкой качества управления. Это связано с тем, что оценка успешности проделанной работы и ее корректировка (возможные изменения учебных планов, распределения нагрузки, расписания) могут быть осуществлены только после окончания некоторого временного периода - цикла обучения (четверти, триместра, семестра, учебного года и т. д.). Также особенностью руководства образовательным учреждением является широкий доступ к управлению образовательным учреждением субъектов образовательного процесса. Современной тенденцией в управлении образовательным учреждением является усиление роли руководителя, самоуправления и создание управленческой команды (педагогического совета, совета колледжа и т. д.). В последнее время наблюдается внедрение научной теории в управление деятельностью учреждения в целом. Управление любой организацией сталкивается с рядом трудностей: - эффективность управляющего воздействия сильно зависит от своевре- менности, полноты информации об управляемой системе и внешней среде; - результативность выбранного решения определяется объемом обработан- ной информации, полнотой охвата проблемы или задачи; - может отсутствовать или быть затрудненной связь между отдельны- ми подразделениями и т. д. Организация работы в образовательном учреждении охватывает большой круг вопросов педагогического, хозяйственного, социально-педагогического, экономического, правового, финансового характера. Рациональное управление не только повышает уровень доверия к учебному заведению со стороны работодателей и родителей, но и оптимизирует работу самого учебного заведения: улучшение дисциплины, проведение контроля принятия решений, обеспечение достижения конкретных целей, оптимизация организационной структуры управления и т. д. На это указывает особое значение внедрения информационно-коммуникационных технологий в систему управления образованием. При формировании проекта особое место уделяется формулированию целей, для этого необходимо определить, какой результат должен быть достигнут. Для точной постановки целей необходимо найти баланс между главными ограничениями - стоимостью, временем и качеством: стоимость проекта, несмотря на свою гибкость, в конечном счете не должна превысить запланированной суммы; время является жестким ресурсом, так как сроки завершения проекта можно изменить только переопределением целей; результат должен соответствовать целям. На управление проектами (как отдельную отрасль) действуют те же прин- ципы и возлагаются те же функции, что и на общую теорию управления. Если рассматривать методы управления проектами и процессами, то первые отличаются большей гибкостью в управлении и большими гарантиями в достижении нужного результата за счет включения в процесс новых направлений деятельности, например, управления рисками, коммуникациями проекта, которые не используются при управлении процессами. Также для успешного осуществления проекта в процесс управления внедряются новые методы: методы контроля календарных графиков работы (чтобы прослеживать выполнение ограничений по времени), метод формирования финансового плана (для управления денежными ограничениями), методы управления человеческими и материальными ресурсами и др. Любой проект в процессе реализации проходит определенные ступени развития, называемые фазами жизненного цикла. Они не зависят от сферы деятельности и принятой системы организации работ. Благодаря делению процесса реализации проекта, руководители получают большую гибкость в управлении на каждой фазе: начальной (прединвестиционной) разработки, реализации проекта и в период завершения работ. Каждому этапу соответствует определенный набор методов, организационных средств, обеспечивающих эффективную реализацию. Заметим, что жизненный цикл проекта происходит по итерации, то есть параллельно с выполнением работ ведется непрерывный анализ полученных результатов и корректировка предыдущих этапов работы. Это обеспечивает возможность быстродействия организации в изменяющихся условиях внешнего мира (рис. 3). Рис. 3. Жизненный цикл проекта Ключевое место в проектном управлении занимают также его участники - лица, организации, структуры, которые заинтересованы в осуществлении проекта, тем или иным образом участвующие в нем, то есть наделенные теми или иными функциями и решающие определенные задачи. Задачей руководителей является рациональная организация взаимодействия подчиненных структур. За счет объединения и структурирования людских ресурсов повышается эффективность и качество работы, распределяется ответственность, совершенствуются коммуникации между участниками про- цесса управления. Среди перечисленных ранее структур матричная является ориентированной на реализацию проектного управления. Внедрение в организационные структуры проектных элементов объясняется тем, что сейчас меняется основа управления: его начинают рассматривать как совокупность взаимосвязанных проектов, что связано с возможностью гибкого поведения в условиях изменчивой внешней среды (рис. 4). Следовательно, происходит и изменение в организационных структурах предприятия [2]. Рис. 4. Проектная структура управления Проектные структуры организации управления, внедренные полностью или частично, позволяют, несмотря на возможное дублирование функций работников, усилить роль руководящих органов, интегрировать различные виды деятельности, концентрировать усилия на решение одной задачи, обеспечивать большую гибкость структур. Использование данных структур совместно с информационными технологиями, удовлетворяющими информационные потребности всех сотрудников, имеющих дело с принятием решений, повысит быстродействие и результативность процессов управления в целом. Для успешной реализации проекта необходимо объединить все ресурсы, которые он затрагивает (как материальные, так и инструментальные, методические и др.) в единую систему. В общем смысле есть множество взаимосвязанных объектов, организованных некоторым образом в единое целое, противопоставляемое среде [4]. Тогда с точки зрения теории управления систему можно рассматривать как совокупность звеньев, осуществляющих управление, и связей между ними [5]. Если применить данное понятие к проектам, то получим, что данная система управления проектами - это совокупность инструментов, методов, методологий, ресурсов и процедур, используемая для управления проектом [17]. Система управления проектами «...позволяет значительно повысить точность прогнозирования сроков и стоимость выполнения работ, четко определить наиболее эффективных “управляющих рисками”, что, безусловно, обеспечивает надлежащее исполнение проекта и удовлетворенность всех его участников» [9]. Необходимо отметить, что система не управляет проектом, она является средством, способствующим четкому руководству реализацией проекта, обеспечению системного подхода в процессах планирования, контроля и взаимодействия участников проекта. Управление проектами представляет собой сложный и многогранный про- цесс, основанный на определенных принципах, направленный на достижение определенных целей, использующий определенные методы, ресурсы, знания по предмету и т. д. Для отображения структуры и взаимосвязей любого сложного предмета, в том числе и управления проектами, используется моделирование. Построение моделей управления решает многие проблемы, связанные с неверным выбором методик и технологий, невозможностью целостно оценить картину проекта. С точки зрения данной модели управление проектами можно разделить на три взаимосвязанных блока. Выделение именно этих составляющих связано с классическими вопросами управления: кто управляет, чем управляет, как управляет. Соответственно выделяют: субъекты управления, объекты управ- ления и процесс управления, протекающий между субъектами и объектами. Рассмотрим отношения субъекта и объекта с точки зрения психологии, где эти понятия противопоставляются друг другу. Под субъектом в психологии подразумевается индивид или группа как источник познания и преобразования действительности [12]. Тогда объекты - это предметы, явления или процессы, на которые направлена предметно-практическая и познавательная деятельность субъекта [16]. Исходя из этого, с точки зрения теории управления данные понятия можно трактовать следующим образом. Субъект управления - это управляющая подсистема в системе управления, то есть специально созданный орган или общество в целом, которые воздействуют на управляемую систему в целях обеспечения ее функционирования и движения к заданной цели [10]. Объект управления - управляемая подсистема, состояние которой в каждый момент времени зависит от ее предшествующих состояний, управляющих воздействий и воздействий среды. В. Попов в своих трудах трактует данное понятие точнее: «это социальная система (страна, предприятие, коллектив и т. д.), на которую направлены все виды управленческого воздействия с целью ее совершенствования, повышения качества функций и задач, успешного достижения запланированных целей» [13]. Субъектами управления системой модели являются активные участники проекта, вовлеченные во все этапы проекта, от планирования до завершения: инвестор, заказчик, генподрядчик, исполнители, соисполнители, управляющий проектом и функциональные менеджеры проекта. Таким образом, в этот блок входит также команда, отвечающая напрямую за реализацию и результаты проекта на различных этапах, - менеджеры проекта и функциональные менеджеры. Деятельность участников управления и людей, каким-либо образом в нем заинтересованных, направлена в первую очередь на проекты, программы, связанные с данными проектами, портфели проектов (группы проектов, объединенных по некоторому признаку). Управленческая деятельность при реализации крупных проектов может быть направлена и на организации и предприятия. Объектом управления является не только сам проект, но и фазы его жизненного цикла, что связано с неизбежностью его прохождения для получения эффективного результата. Процессы в широком смысле - это последовательная смена состояний объекта во времени, в узком - совокупность последовательных действий, на- правленных на достижение определенных результатов. Если рассматривать это понятие с точки зрения управления, то это совокупность отдельных видов деятельности, направленных на обеспечение функционирования и развития системы в интересах достижения стоящих перед ней целей [5]. Системная модель делит процессы на уровни управления, функции управ- ления, стадии процесса управления. Такое деление позволяет всесторонне рассмотреть процесс управления, учитывая в нем все структуры предприятия, особенности работы и ограничения. Методы исследования. Среди многообразия процессов, на которые на- правлено управление в образовательной организации, выделяется образовательный процесс. Образовательный процесс определим как организационный процесс, внутри которого протекает процесс обучения, он ориентирован на коллектив и существенно зависит от внешних и внутренних ресурсов. Он на- целен на взаимодействие трех субъектов: преподавателей, обучающихся и образовательных ресурсов, которые объединяются в едином процессе дости- жения целей в соответствии с учебным планом. Из-за большого числа учебных групп, разнообразия распределения нагрузки преподавателей и небольшого количества аудиторий управление образовательным процессом представляет собой трудоемкий процесс, требующий внедрения новых технологий. В настоящее время в управлении образованием происходит переход от управления учреждением и людьми к управлению информационными потоками внутри этого учреждения. Это связано с невозможностью принятия эффективного решения без использования современной и достоверной информации, в связи с чем широко обсуждается вопрос об информатизации системы образования в целом. Цель данного процесса состоит в повышении эффективности и качества подготовки специалистов до уровня, достигнутого в развитых странах; подготовке кадров с навыками рационального применения новых информационных технологий в условиях информационного общества; доступности образования и повышении за счет этого экономического потенциала страны [3]. Одним из направлений информатизации образования является создание единого информационного пространства, сочетающего в себе и создание баз данных, и их применение за счет использования инновационных технологий, и использование информационных коммуникационных технологий, и обеспечение взаимодействия всех участников учебного процесса. Организация информационного пространства обеспечивается за счет создания так называемой информационной системы, которая представляет собой упорядоченную совокупность документов и информационных технологий с возможным использованием программных средств для реализации информационных процессов, а также позволяет автоматизировать ряд процессов, связанных с учетом, анализом и отчетностью. Особое значение приобрела информатизация управления образованием, так как именно управленческие решения изменяют систему в целом и от их правильности и своевременности зависит эффективность работы системы. Организация информационной системы образовательного учреждения подразумевает, помимо создания коммуникационной сети, подключение к сети Интернет, оснащение компьютерных классов и административных кабинетов, объединение всех структур в единый комплекс, позволяющий выстроить действия по управлению учебным процессом (составление учебных планов, учет контингента, аналитическая обработка данных об освоении студентами учебных программ и т. д.). Из этого можно сделать вывод, что комплекс, обеспечивающий такие связи, должен иметь единый технологический фундамент, единую программную основу. Внедрение информационных технологий влечет за собой переход управления на новый уровень, увеличение возможностей для самообразования и саморазвития. Но информатизация несет в себе и ряд недостатков, которые связаны с недостаточным желанием руководства внедрять информационные технологии, потребностью в перестройке управленческой деятельности, отсутствием технической базы, технической и системной поддержки. Организация информационного пространства в образовательном учреждении происходит за счет автоматизации рабочих мест отдельных сотрудников и связи структур посредством локальной сети. Таким образом, происходит автоматизация делопроизводства в целом, а также ряда функций, объединенных анализом, составлением приказов, отслеживанием контингента студентов. Перечислим основные направления информатизации в области управления образовательным учреждением: - мониторинг качества образовательных услуг и автоматизация сбора статистических данных; - внедрение электронного документооборота; - автоматизация хранения сведений о кадрах; - электронный учет, позволяющий автоматизировать работу админи- стративно-хозяйственного подразделения; - автоматизация бухгалтерского учета; - создание базы по научно-исследовательской работе по инновациям; - планирование бюджета, управление финансовой отчетностью; - организация учебного процесса (составление расписания учебных за- нятий, распределение аудиторий, составление тарификации, учебной нагрузки преподавателей); - взаимодействие образовательного учреждения с внешними организа- циями. Однако выбранные информационные и программные комплексы должны отвечать ряду требований и соответствовать нуждам данного учреждения и функциям конкретного участника процесса управления. Результаты и обсуждение. Исследование проводилось в рамках подведения итогов первого этапа апробации системы управления электронным обучением. В исследовании приняли участие 81 студент и 31 преподаватель из пилотных институтов, участвующих в эксперименте (рис. 5, 6). Рис. 5. Анкетирование студентов (81 человек) Рис. 6. Анкетирование преподавателей (31 человек) Таким образом, процессы управления проектами с точки зрения системной модели представляются трехэлементным блоком, части которого тесно взаимосвязаны. На основе данной модели можно выделить задачи, решаемые каждым членом команды управления. Каждый процесс или проект определяется компонентами всех уровней системной модели, выстроенных и взаимосвязанных, начиная от стадий процесса - вверх к субъектам управления. Такое представление позволяет рассмотреть все многообразие задач, возможных для решения в рамках выполняемых проектов, следовательно, получаем полноту решаемых задач, а за счет взаимосвязи всех компонентов - логику осуществляемых процессов. Исходя из этого, делаем вывод, что внедрение информационных технологий в управление образовательным процессом позволяет ускорить сбор, обработку большого объема информации, оптимизировать время и средства, расходуемые на принятие решения, повысить качество принимаемых управленческих решений за счет предоставления актуальной, достоверной информации. При отборе информационных и программных комплексов важно правильно определить к ним требования, критерии, а также функции, обязанности, задачи сотрудников, для которых они должны предназначаться. Заключение. В рамках нашего исследования проведена разработка регламента по унификации представления информации в информационной системе управления образовательным процессом, определению критериев оценки степени участия преподавателей в ее наполнении и использовании, решению ряда технических проблем, связанных со скоростью функционирования существующих в университете каналов связи и регулярности обновления программного обеспечения, совершенствованию системы консультирования работников университета по вопросам повышения эффективности управления образовательным процессом.

About the authors

Olga Yu. Zaslavskaya

Moscow City University

Author for correspondence.
Email: zaslavskaya@mgpu.ru

doctor of pedagogical sciences, full professor, professor of the department of informatization of education of the Institute of Digital Education

4 2-j Sel'skohozyajstvennyj Passage, bldg. 1, Moscow, 127521, Russian Federation

Angelika V. Simonyan

Moscow City University

Email: SimonyanA@mgpu.ru

head of the organizational department of the Educational and Me- thodological Work Office

4 2-j Sel'skohozyajstvennyj Passage, bldg. 1, Moscow, 127521, Russian Federation

References

Supplementary files