Approaches to improving the training of IT specialists in the field of electronic document management

Full Text

Постановка проблемы. Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы, утвержденная одноименным Указом Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 года № 203 в ряду основных задач формирования новой технологической основы для развития экономики и социальной сферы указывает на необходимость развития «технологий электронного взаимодействия граждан, организаций, государственных органов, органов местного самоуправления наряду с сохранением возможности взаимодействия граждан с указанными организациями и органами без применения информационных технологий» и продвижения «проектов по внедрению электронного документооборота в организациях, создания условий для повышения доверия к электронным документам, осуществления в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений»[18]. Наличие подобных задач означает, что к 2030 году и даже ранее резко вырастет необходимость в специалистах в сфере электронного документооборота, то есть работающих на стыке документооборота и информатики и, соответственно, обладающих профессиональными компетенциями в обеих указанных областях знаний. А поскольку электронный документооборот не может существовать отдельно от связанных с ним специализированных информационных систем, возникнет возрастающая необходимость и в ИТ-специалистах, занимающихся разработкой, внедрением и обслуживанием информационных систем электронного документооборота. Данные обстоятельства обусловили проведении настоящего исследования с целью определения программно-технологических средств и организационно-методических способов повышения качества подготовки ИТ-специалистов в сфере электронного документооборота, выполненного на базе АНО ВО «Российский новый университет» (РосНОУ) в рамках преподавания дисциплины «Электронный документооборот» бакалаврам, обучающимся по направлению «Прикладная информатика». Методы исследования. В ходе исследования применялись как общенаучные методы (анализ, синтез, индукция, дедукция, аналогия, абстрагирование, конкретизация, системный анализ, формализация), так и эмпирические (беседа, наблюдение, сравнение). Кроме того, для иллюстрирования количественных и качественных результатов были использованы статистические и аналитические методы, а для наглядности - графические. Результаты и обсуждение. Использование программно-технологических средств для совершенствования подготовки ИТ-специалистов в сфере электронного документооборота. Основным принципом в подготовке квалифицированных ИТ-специалистов в сфере электронного документооборота является обязательное использование информационных систем электронного документооборота и как объекта изучения, и как средства обучения, поскольку без этого невозможно ознакомить студентов с функциональными возможностями этих систем, разъяснить особенности их эксплуатации и сопровождения, а также настройки, адаптации и внедрения на объектах автоматизации и приобрести практические навыки работы с информационной системой. Начав свою педагогическую деятельность в Российском новом университете в 2015 году, мы стали использовать для преподавания дисциплины «Электронный документооборот» систему электронного документооборота компании «ЛЕТОГРАФ», в разработке и внедрении которой в нескольких крупных международных проектах принимали непосредственное участие. По договоренности с руководством компании «ЛЕТОГРАФ» на информационных ресурсах компании специально для студентов Российского нового университета было создано отдельное облако с доступом через глобальную сеть Интернет, в котором студенты в любое время суток без опасности что-либо сломать и испортить могли свободно творить, выполняя практические работы и приобретая конкретный опыт работы с подобными системами. Особенностью данной разработки было то, что в процессе регистрации в информационной системе для каждого пользователя создавалась независимая демосреда, позволяющая выполнять полный объем работ самостоятельно. Данный режим был весьма удобен преподавателю для осуществления контроля за выполнением работ в системе за каждым обучающимся. К сожалению, в середине 2018 года облако компании «ЛЕТОГРАФ» для пользователей Российского нового университета было закрыто. Подобное развитие событий указало на опасность применения для обучения программных продуктов небольших компаний-разработчиков, которые в любой момент могут прекратить свою деятельность [1]. Кроме того, опыт работы с компанией «ЛЕТОГРАФ» показал, что, даже получив устойчивые практические навыки работы с данной системой электронного документооборота, студенты по окончанию вуза не могут ими воспользоваться в связи с незначительным ее распространением на рынке ИТ-услуг России. В связи с этим можно сделать вывод о целесообразности использования для учебных целей систем электронного документооборота, известных широкому кругу пользователей, поскольку в этом случае студенты в период учебы приобретают не только теоретические знания, но и практические навыки и умения, которые сразу после окончания вуза смогут применить по месту работы. По этой причине мы начали использовать в процессе преподавания дисциплины «Электронный документооборот» достаточно распространенную в Российской Федерации систему электронного документооборота, разработанную фирмой «1С», - «1С: Документооборот 8»[19]. Однако и эта система имеет ряд ограничений для использования в процессе обучения, поскольку в ней нет в свободном доступе специализированной учебной версии, не создается демосреда для каждого пользователя при регистрации, а в демонстрационной конфигурации предусмотрен режим еженедельного обновления данных, не допускающий сохранения выполненной студентами работы на продолжительный срок [2]. Длительный опыт практической работы по разработке, внедрению и обслуживанию систем электронного документооборота, а также опыт преподавания связанных с данными системами учебных дисциплин позволили нам выдвинуть предложение о необходимости создания специальной учебной системы электронного документооборота, которая должна соответствовать следующим требованиям: - быть зарегистрированной в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных[20] и соответствовать Типовым функциональным требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 15 июля 2020 года № 69[21] для осуществления официальных поставок данной системы в государственные и муниципальные вузы; - разрабатываться компанией, имеющей достаточное количество ресурсов для гарантированного длительного технического сопровождения информационной системы, обладать сетью по обслуживанию; - по возможности быть единой на территории Российской Федерации, чтобы студент, получивший навыки работы с ней, мог в дальнейшем работать в любой государственной, муниципальной или коммерческой организации без какой-либо переподготовки; - позволять производить обновление (переход на новую версию) с сохранением всего предыдущего объема работ, выполненного студентами; - иметь возможность работы с использованием облачных технологий для обеспечения удаленного режима обучения [3], что становится особенно актуально в период пандемий, чрезвычайных ситуаций, а также при обучении инвалидов и лиц, получающих высшее образование с использованием дистанционных образовательных технологий; - обеспечивать возможность каждому студенту самостоятельно и независимо от других обучающихся и преподавателей работать в созданном при регистрации персональном демоокружении, информационные ресурсы и функциональные возможности которого должны сохраняться неограниченно длительный срок (но, вероятно, с отдельно установленной процедурой архивирования и удаления); - предоставлять возможность преподавателю получать доступ к демоокружению обучающихся у него студентов с целью контроля и оказания помощи; - содержать фонд оценочных средств для проведения текущего контроля и промежуточной аттестации обучающихся, а также позволять его изменять в случае необходимости [4]. Определение организационно-методических способов повышения качества подготовки ИТ-специалистов в сфере электронного документооборота. В начале преподавания дисциплины «Электронный документооборот» в 2015 году процесс ее освоения состоял из двух этапов: подготовительного и основного. Подготовительный этап заключался в изучении предусмотренных рабочей программой курса базовых дисциплин, которые бакалавры должны были освоить до начала изучения дисциплины «Электронный документооборот», а основной этап состоял из лекций, практических занятий и самостоятельной работы, темы которых также определялись рабочей программой. Вместе с тем использование систем электронного документооборота при освоении дисциплины не предусматривалось и, соответственно, практических навыков работы с ними студенты не приобретали. В связи с этим в процесс преподавания дисциплины были внесены изменения и организован удаленный доступ к системе электронного документооборота компании «ЛЕТОГРАФ»[22]. Таким образом, несмотря на то что процесс изучения дисциплины «Электронный документооборот» остался двухэтапным и подготовительный этап был прежним, основной этап принципиально изменил свое содержание, поскольку в него были включены лабораторные работы по обработке основных потоков документов в промышленной системе электронного документооборота. Двухэтапная модель изучения дисциплины «Электронный документооборот» представлена на рис. 1. При двухэтапном изучения дисциплины «Электронный документооборот» студенты получали необходимый объем теоретических знаний, а также приобретали практические навыки работы с системой электронного документооборота, выполняя лабораторные работы по обработке основных потоков документов: входящих, в том числе обращений граждан и юридических лиц, исходящих, внутренних, а также автоматизации различных бизнес-процессов: управление совещаниями, организация мероприятий и др. Рис. 1. Двухэтапная модель изучения дисциплины «Электронный документооборот» [Figure 1. Two-stage model of studying the discipline “Electronic document management”] В результате их выполнения обучающие закрепляли на практике теоретические знания и приобретали практические навыки и умения работы в системе электронного документооборота. Вместе с тем данная модель не предусматривала возможность приобретения навыков по настройке и подготовке систем электронного документооборота к эксплуатации на объектах автоматизации, поэтому студентам, желающим получить более глубокие знания и навыки работы с системами электронного документооборота, была предложена трехэтапная модель, предусматривающая помимо уже сделанных лабораторных работ выполнение проекта по внедрению системы электронного документооборота, который в дальнейшем реализовывался в изучаемой системе электронного документооборота [5]. Но данная модель выходила за пределы освоения дисциплины, поскольку студент приобретал не только установленные рабочей программой знания и умения, но и навыки специалиста по работе с системами электронного документооборота, что и стало новой, трехэтапной моделью подготовки ИТ-специалиста в сфере электронного документооборота. Трехэтапная модель подготовки ИТ-специалиста в сфере электронного документооборота представлена на рис. 2. На третьем этапе студентам предлагалось сначала выбрать объект автоматизации (предприятие, компанию, организацию, государственный орган) для выполнения проекта по настройке и адаптации системы электронного документооборота под условия его деятельности. Затем для системы электронного документооборота готовились справочные материалы, характерные для этого класса информационных систем, такие как вид документов, контрагенты (организации), подразделения, должности; формировался массив пользователей системы с определенными правами доступа к документам и иной информации в соответствии с выполняемыми должностными обязанностями (функциональными полномочиями) на основании имеющейся ролевой модели системы, таким образом, студенты обучались проектировать матрицу пользователей, формировать нормативно-справочную базу для размещения в системе и приобретали практические навыки и умения подготовки системы электронного документооборота к эксплуатации на выбранном ими объекте. Рис. 2. Трехэтапная модель подготовки ИТ-специалистов в сфере электронного документооборота [Figure 2. Three-stage model of IT specialists training in the field of electronic document management] На основании подготовленной проектной документации студенты осуществляли реализацию проекта в системе электронного документооборота. По выполненному проекту подготавливалась пояснительная записка и презентация для освещения и коллективного обсуждения результатов самостоятельной работы каждого студента в ходе ее защиты. В этом случае обучающиеся приобретали дополнительно практические навыки оформления технической документации по проекту и умения грамотно формулировать и излагать свои мысли, отстаивать свою профессиональную позицию, проявляя креативность и творческую инициативу. На данном этапе подготовки студенты приобретали уверенные практические навыки и умения настройки, эксплуатации и сопровождения системы электронного документооборота, навыки работы технолога системы. Однако для некоторых студентов, планирующих посвятить свою трудовую деятельность работе с системами электронного документооборота, и трехэтапная модель подготовки ИТ-специалиста оказалась недостаточно глубокой. В связи с этим им предлагалось в рамках выпускной квалификационной работы разработать проект внедрения системы электронного документооборота, который в последующем мог быть использован при реальном внедрении, что послужило основой для разработки четырехэтапной модели подготовки ИТ-специалиста в сфере электронного документооборота [6-9]. Четырехэтапная модель углубленной подготовки ИТ-специалиста в сфере электронного документооборота представлена на рис. 3. Рис. 3. Четырехэтапная модель углубленной подготовки ИТ-специалистов в сфере электронного документооборота [Figure 3. Four-stage model of advanced IT specialists training in the field of electronic document management] Общие принципы четырехэтапной подготовки ИТ-специалистов в сфере электронного документооборота были изложены в учебном пособии «Система электронного документооборота (облачное решение)», которое стало призером первого конкурса публикаций «Университетский учебник - 2017», заняло 2-е место в номинации «Компьютерные и информационные науки» и в 2018 году было издано издательством «Ай Пи Эр Медиа» (г. Саратов) [10]. В данном учебном пособии мы сформулировали рекомендации выполнения и оформления проектов по электронному документообороту, предложили структуру отчетов проекта и выполненных лабораторных работ, а также привели примеры отчетов реально выполненных студентами проектов. Общие данные о бакалаврах РосНОУ, обучающихся по направлению «Прикладная информатика», прошедших подготовку в сфере электронного документооборота за последние пять лет, приведены в таблице и на рис. 4. Таблица Данные о подготовке бакалавров по направлению «Прикладная информатика» в РосНОУ, 2015-2020 годы [Table. Data on the preparation of bachelors of “Applied informatics” at RosNOU in the field of electronic document management for 2015-2020] Учебные годы [Academic years] Количество обучавшихся студентов [Number of students enrolled] Всего [Total] По двухэтапной модели [By the two-stage model] По трехэтапной модели [By the three-stage model] По четырехэтапной модели [By the four-stage model] 2015-2016 15 5 10 0 2016-2017 22 8 14 2 2017-2018 31 16 15 3 2018-2019 28 15 13 4 2019-2020 15 15 0* 1 Итого 111 59 52 10 Примечание: * в 2019-2020 учебном году реализация проектов по настройке и адаптации системы электронного документооборота не выполнялась в связи с прекращением доступа к учебной базе данных, вызванным проведением карантинных мероприятий из-за пандемии COVID-19. By the four-stage model By the three-stage model By the two-stage model Рис. 4. Диаграмма соотношений поэтапной подготовки бакалавров прикладной информатики в сфере электронного документооборота в РосНОУ за 5 лет [Figure 4. Diagram of the ratio of step-by-step training of bachelors of applied informatics in the field of electronic document management in RosNOU for 5 year] Из таблицы и рис. 4 видно, что 53 % студентов выполняли только лабораторные работы, приобретая практические навыки и умения эксплуатации систем электронного документооборота, навыки работы пользователя, чуть меньше - 46 % бакалавров-прикладников - выполняли лабораторные работы и проект, тем самым приобретая уверенные практические навыки и умения настройки, эксплуатации и сопровождения системы электронного документооборота, навыки работы технолога системы. И лишь 9 % выпускников выбирали для выпускной квалификационной работы тематику, связанную с внедрением системы электронного документооборота на определенном объекте автоматизации. Заключение. Проведенное исследование позволяет сделать выводы, что для совершенствования подготовки ИТ-специалистов в сфере электронного документооборота необходимо: - разработать специализированную информационную систему электронного документооборота; - использовать данную систему электронного документооборота и как объект изучения, и как средство обучения; - увеличить количество учебных часов, выделяемых на дисциплины, посвященные изучению электронного документооборота и его информационных систем; - включить в учебные планы этих дисциплин выполнение курсового проекта с целью приобретения умений и практических навыков внедрения систем электронного документооборота на объектах автоматизации; - рекомендовать выпускникам выбирать в качестве темы исследования для выпускной квалификационной работы проекты внедрения систем электронного документооборота на местах проведения преддипломной практики.

About the authors

Evgeniya N. Stepanova

Author for correspondence.
Email: stepanova.evg@gmail.com

senior lecturer of the Department of Information Systems in Economics and Management of the Institute of Information Systems and Computer Engineering

References

Supplementary files