Цифровая трансформация управления качеством образовательных бизнес-процессов

Полный текст

Постановка проблемы. Современную эпоху цифровой трансформации можно считать эволюцией эпохи информатизации, которая на протяжении многих лет являлась мегатрендом общества [1-4]. Так, концепция формирования информационного общества в России была принята в 1999 г.[7] В 2008 г. указом президента России В.В. Путина утверждена Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, в 2017 г. - Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 гг.[8] В эпоху информатизации образовательные учреждения в числе первых внедряли различные электронные базы данных, автоматизированные системы, корпоративные информационные системы, информационно-образовательные среды. Опыт информатизации образования, а также значимые результаты в этом направлении достаточно полно отражены исследователями в многочисленных научных публикациях, теоретиками и практиками [1-9]. Цифровизация образования - это следующий шаг, который предполагает более глубинные изменения. В 2020 г. в соответствии с Указом президента Российской Федерации «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 г.» в качестве одной из приоритетных целей развития была определена цифровая трансформация. В соответствии с рейтингом Всемирного банка (GovTech Maturity Index) по уровню цифровой трансформации и цифровизации Россия в 2022 г. из списка стран с рейтингом «В» перешла в список стран с самым высоким рейтингом «А», попав в десятку лидеров[9]. В 2022 г. в рейтинге принимали участие 198 стран, наивысший рейтинг «А» был присвоен 69 странам, рейтинг «В» получили 46 стран, «С» - 53 и самый низкий рейтинг «D» - 30 стран. В соответствии со стратегическими направлениями цифровой трансформации отрасли науки и высшего образования абсолютное большинство образовательных учреждений уже активно переходят на цифровые технологии [10-14], в связи с чем актуализируются вопросы, касающиеся концепции цифровизации организаций образования [14-20]. Особенностью и проблемой цифровой трансформации является то, что процессы цифровизации необходимо реализовывать с учетом результатов этапа информатизации, уже внедренных и использующихся информационных баз, систем и технологий, а не с нуля, что всегда намного проще. Цель исследования заключается в рассмотрении: - содержания понятия «цифровая трансформация образовательных организаций», общих принципов и подходов к реализации цифровой трансформации образовательных бизнес-процессов, сформированных нами на основе изучения отечественного и зарубежного опыта, а также на основе собственного положительного опыта информатизации и цифровизации образовательных учреждений; - задач цифровой трансформации образовательных бизнес-процессов Сибирского государственного университета геосистем и технологий и опыта ее реализации с максимальным учетом уже имеющейся информационной политики и инфраструктуры вуза; - уникальных подходов к цифровой трансформации процессов управления качеством некоторых образовательных бизнес-процессов, разработанных и реализованных в Сибирском государственном университете геосистем и технологий. Методология. В исследовании использовались методы систематизации подходов к содержанию понятия цифровой трансформации, проблем, перспектив и имеющегося опыта цифровизации организаций образования на основе анализа публикаций отечественных и зарубежных исследователей, математического и компьютерного моделирования, проектирования информационных систем управления, системы менеджмента качества. В процессе анализа нормативно-правовой информации, а также российских и зарубежных исследований, касающихся вопросов цифровой трансформации, сделан вывод об отсутствии однозначного определения понятия «цифровая трансформация». Современные ученые рассматривают различные подходы к определению понятия цифровой трансформации (в том числе философский, культурологический, аксиологический, антропологический), однако приходят к выводу о необходимости проведения дальнейших исследований, касающихся концептуальных вопросов цифровизации образования [14-16]. Стратегией цифровой трансформации отрасли науки и высшего образования понятие «цифровая трансформация отрасли» определено как «комплексное преобразование деятельности участников отрасли и органов исполнительной власти, связанное с переходом к новым бизнес-моделям, каналам коммуникаций, а также процессам и культуре, которые базируются на новых подходах к управлению данными с использованием цифровых технологий»[10]. В контексте цифровой трансформации отрасли науки и высшего образования «цифровой университет», как одна из ее приоритетных инициатив, интерпретируется как проект, направленный на создание и развитие цифровых сервисов, охватывающих все виды бизнес-процессов вуза с целью удовлетворения потребностей всех участников образовательного процесса. Результаты и обсуждение. Для реализации процессов цифровой трансформации любого образовательного учреждения необходимо четко определить само понятие «цифровая трансформация» конкретной организации образования, а также цели и задачи цифровизации, учитывающие отечественные традиции и требования к системе образования и гармонизированные мегатенденциями современного общества. Также важно понимать, что процесс цифровой трансформации не должен реализовываться как «процесс ради процесса», это не только формирование или модернизация цифровой инфраструктуры, цифровых технологий и сервисов. Цифровая трансформация должна быть нацелена на оптимизацию процедур достижения результативных (целевых) показателей деятельности образовательного учреждения, минимизацию рисков возникновения различных несоответствий, повышение качества управления бизнес-процессами и их непрерывное улучшение. По нашему мнению, основополагающим в организации цифровой трансформации должен стать принцип трансформации управления качеством бизнес-процессов с ориентацией на результат, а не просто «цифровизация бизнес-процессов». Таким образом, цифровая трансформация должна реализовываться с учетом основных принципов процессного подхода [21]: обеспечения востребованности процессов (четкое определение потребителей и результатов процесса), системной взаимосвязи и контроля процессов (четкое определение границ процесса, показателей, характеризующих процесс и его результаты), ответственности за процесс (четкое определение «хозяина» процесса и степени ответственности каждого участника процесса), стандартизации и документирования процессов, непрерывного совершенствования процессов. В связи с вышеизложенным в процессе цифровой трансформации организации образования скорее всего возникнет необходимость реинжиниринга бизнес-процессов, трансформации контуров и технологий управления, модернизации организационной структуры, изменения локальных нормативных актов. Для обеспечения возможности модернизации или проектирования новых эффективных систем поддержки принятия управленческих решений на основе использования цифровых данных необходимо будет предусмотреть наличие инструментов обеспечения их надежности, актуальности, достоверности и целостности. Разработку стратегических направлений, определение первоочередных задач цифровой трансформации нужно производить с учетом положительных результатов «эпохи информатизации», которые безусловно имеются в каждом образовательном учреждении. С целью снижения сопротивления инновациям будет полезна разработка и реализация комплекса мер по повышению уровня цифровых компетенций участников бизнес-процессов. С учетом результатов проведенного анализа отечественного и зарубежного опыта информатизации, автоматизации и цифровизации образовательных учреждений, собственного опыта разработки, внедрения и развития информационно-управляющих образовательных сред в учреждениях образования различного уровня и технологий обучения (линейной, кредитной, смешанной) в Казахстане и России [5-7], а также проведенного SWOT-анализа состояния информатизации и автоматизации образовательных процессов в Сибирском государственном университете геосистем и технологий (по состоянию на 2020 г.) были определены цель, первоочередные задачи, основные принципы и особенности проведения цифровой трансформации образовательных процессов в университете. Цель и задачи цифровой трансформации образовательных бизнес-процессов в Сибирском государственном университете геосистем и технологий. Целью цифровой трансформации образовательных процессов в Сибирском государственном университете геосистем и технологий явился комплексный непрерывный переход на технологии управления качеством образовательных процессов с ориентацией на результат и непрерывные улучшения, базирующиеся на использовании многокомпонентных цифровых данных высокого уровня качества и цифровых сервисах, обеспечивающих удовлетворение потребностей всех участников образовательных процессов. К основным задачам цифровой трансформации образовательных процессов в Сибирском государственном университете геосистем и технологий отнесены: - разработка и внедрение технологий обеспечения непрерывного совершенствования и улучшения бизнес-процессов, ориентированных на достижение целевых показателей образовательной деятельности, миссии университета, предупреждение возникновения различных несоответствий, минимизацию рисков; - создание и (или) развитие цифровых сервисов с использованием подходов, обеспечивающих в перспективе возможности надстройки, непрерывной адаптации к эволюционирующим ожиданиям и потребностям основных кластеров участников образовательных бизнес-процессов (включая внешних стейкхолдеров [22-23]), требованиям отечественной системы образования и ожиданиям общества; - внедрение технологий формирования цифрового следа; - обеспечение постоянного повышения уровня цифровой компетентности и культуры всех участников образовательных бизнес-процессов. К основным принципам цифровой трансформации образовательных процессов в Сибирском государственном университете геосистем и технологий отнесены: - максимальное использование функционирующих в вузе положительных результатов информатизации и автоматизации (интеграция автономных автоматизированных и информационных систем, в том числе сторонних разработчиков, с корпоративной системой вуза «1С: Предприятие - СГУГиТ»); - трансформация управления качеством бизнес-процессов (не просто «цифровизация процессов»); - использование принципов процессного подхода к управлению, реинжиниринг образовательных бизнес-процессов, трансформация контуров и технологий управления бизнес-процессами; - оптимизация структуры и обеспечение единства, надежности, актуальности, достоверности и целостности цифровых баз данных и знаний, реализация на постоянной основе мероприятий по их защите; - стандартизация процессов цифровой трансформации в рамках документации системы менеджмента качества вуза; - планирование и реализация на постоянной основе мероприятий, ориентированных на вовлечение сотрудников и обучающихся в процессы цифровой трансформации, повышение их уровня цифровой культуры с целью уменьшения сопротивления вводимым инновациям [5]. Исходя из многолетнего личного опыта разработки и внедрения информационно-управляющих систем и систем поддержки принятия решений, мы пришли к выводу, что использование принципов процессного подхода к управлению существенно упрощает понимание цифровой трансформации и ее реализацию [5-7; 21]. Так, принцип ответственности за процесс в контексте цифровизации дает четкую возможность распределить права доступа для каждого кластера участников процесса. Принципы обеспечения востребованности и контроля процессов в контексте цифровизации позволяют задать в рамках автоматизации управления процессом его индикативные показатели результативности и в общем случае рассмотреть систему управления качеством процессов как индикативную систему управления [7] с обратной связью (рисунок). Изображение выглядит как текст, диаграмма, Шрифт, линия Автоматически созданное описание Обобщенная схема управления качеством образовательных бизнес-процессов Источник: составлено авторами. Изображение выглядит как текст, диаграмма, Шрифт, линия Автоматически созданное описание Generalized scheme of quality management of educational business processes Source: compiled by the authors. Принцип документирования процессов предполагает стандартизацию и подробное описание бизнес-процессов; в случае Сибирского государственного университета геосистем и технологий - в рамках документации системы менеджмента качества вуза. Особенности цифровой трансформации процессов управления качеством некоторых образовательных бизнес-процессов в Сибирском государственном университете геосистем и технологий. В настоящий момент существует достаточное количество решений автоматизации бизнес-процессов вузов [24]. Так, более 400 вузов России используют программный продукт «1С: Университет»[11], позволяющий автоматизировать учет, хранение, обработку и анализ информации об основных процессах высшего учебного заведения. Для проектирования учебных планов и рабочих программ дисциплин широко используется программное обеспечение лаборатории ММИС[12], так как в его функционал входит определение соответствия проектируемых учебных планов требованиям федеральных государственных образовательных стандартов. Тем не менее универсальное готовое решение, полностью удовлетворяющее ожидания образовательной организации, найти практически невозможно как по причине относительной уникальности организационно-управленческой структуры и бизнес-процессов каждой организации образования, так и по причине слабо прогнозируемой вероятности появления новых задач (связанных, например, с изменением нормативной базы, санитарно-эпидемиологической ситуации, форм отчетности и т. п.). Поэтому, помимо использующихся готовых, казалось бы, комплексных решений автоматизации, вузам зачастую необходимо искать способы либо оперативного расширения функционала использующегося программного обеспечения, либо внедрения дополнительных автономных программных продуктов. В Сибирском государственном университете геосистем и технологий, так же как и во многих вузах, на протяжении многих лет для автоматизации образовательных процессов используется несколько программных решений - система «1С: Предприятие - СГУГиТ» и ряд автономных программных продуктов и информационных систем. Общий уровень автоматизации образовательных процессов в Сибирском государственном университете геосистем и технологий по состоянию на 2020 г. соответствовал стандартному набору функционала программных комплексов и систем, решающих задачи образования [24], однако дублирование и/или несопоставимость информации в электронных базах данных, несовершенная система распределения прав доступа пользователей, частичное пересечение функционала автономных систем порождали разнообразные несоответствия. В связи с этим в числе первых в ходе цифровой трансформации были решены задачи интеграции электронных баз данных всех использующихся в автоматизации образовательных бизнес-процессов программных продуктов, систематизации их функционала, а также модернизации системы распределения прав доступа участников образовательных бизнес-процессов и защиты информации. Произведен реинжиниринг образовательных бизнес-процессов, пересмотрена технология взаимодействия структурных подразделений, внесены соответствующие изменения в документацию системы менеджмента качества. В результате следования принципу «не цифровизация процесса, а трансформация управления качеством процесса» (рисунок) реализованная в Сибирском государственном университете геосистем и технологий цифровая трансформация некоторых образовательных процессов имеет свои отличительные особенности. К особенностям цифровой трансформации процесса управления качеством документационного обеспечения образовательных программ относится модернизация всей технологии документационного обеспечения образовательных программ (учебных планов, календарных учебных графиков, рабочих программ учебных дисциплин и практик, оценочных и методических материалов, рабочих программ воспитания, календарных планов воспитательной работы, форм аттестации, иных компонентов): от проектирования, экспертизы и утверждения до размещения на информационном сайте и использования цифровых данных в информационно-управляющих модулях и цифровых сервисах. В созданном на базе системы «1С: Предприятие - СГУГиТ» модуле «Образовательные программы» реализованы инструменты управления качеством разработки всех компонентов образовательных программ, формирования сопоставимых баз данных учебных планов и календарных учебных графиков в различных форматах, необходимых для организации всех этапов образовательного процесса. Отличительными особенностями цифровой трансформации процесса являются: реализация инструментов управления процессом с разграничением прав доступа и обратной связи средствами «1С: Предприятие - СГУГиТ» (мониторинг наличия документационного обеспечения всех актуальных, реализуемых вузом на данный момент образовательных программ, «движения» и статуса документов; контроль качества всех компонентов образовательных программ с цифровыми процедурами экспертизы, обратной связи по результатам экспертизы, согласования; генерация отчетов для принятия решений по улучшению процесса (например, исполнительской дисциплины участников процесса, качества документационного обеспечения и др.)); интеграция с программным обеспечением ММИС, традиционно использующимся для проектирования учебных планов; обеспечение единства (сопоставимости) баз данных и знаний всех программных продуктов и систем, задействованных в процессе («1С: Предприятие - СГУГиТ», программное обеспечение ММИС, информационный сайт вуза, электронная информационно-образовательная среда вуза). Особенности цифровой трансформации процесса управления качеством промежуточной аттестации: модернизация технологии организации и проведения промежуточной аттестации и проектирование информационно-управляющей системы, в комплексе решающей задачи качественного информационного сопровождения промежуточной аттестации (обеспечение актуальности, достоверности, целостности, правовой корректности, адресности, защиты информации на цифровых и бумажных носителях), управления процессом промежуточной аттестации (планирование, мониторинг, в том числе истории «движения» документации), контроля (в том числе исполнительской дисциплины), генерации отчетов для принятия оперативных и стратегических решений по улучшению, минимизирующей риски возникновения несоответствий (в том числе коррупционные риски) и формирующей достоверный цифровой след обучающихся. Отличительной особенностью технологии информационного и документационного обеспечения промежуточной аттестации в Сибирском государственном университете геосистем и технологий является то, что разграничены функции доступа к редактированию (изменению) и хранению информации о результатах промежуточных испытаний на цифровых и бумажных носителях, обеспечена полная прозрачность хода формирования цифрового следа для всех участников процесса с организацией в технологической цепочке нескольких точек взаимоконтроля достоверности информации. Данная технология практически полностью снижает коррупционные риски и риски человеческого фактора, влияющие на качество (достоверность) формирования цифрового следа. Особенности цифровой трансформации процесса управления издательской деятельностью Сибирского государственного университета геосистем и технологий: модернизация технологии взаимодействия задействованных в процессе структурных подразделений и проектирование информационно-управляющей системы, в комплексе решающей задачи управления процессом с разграничением прав доступа и реализацией инструментов обратной связи: от планирования изданий до передачи издания в научно-техническую библиотеку, от оценки качества процесса до принятия решений по его улучшению. Система автоматизирует процедуру разработки плана издания (с реализацией инструментов поэтапного - от кафедры до администрации вуза - согласования или возврата элементов плана на доработку), обеспечивает адресную прозрачность статуса и «движения» рукописи и сопровождающих документов (передача в редакционно-издательский отдел, авторский просмотр, передача в научно-техническую библиотеку и т. п.), генерирует оперативные и итоговые отчеты, касающиеся процесса издательской деятельности, исполнительской дисциплины участников процесса, различные статистические отчеты обеспеченности учебно-методической литературой. Основными отличительными особенностями цифровой трансформации процесса является то, что информационные потоки информационно-управляющей системы синхронизованы с функционирующими локальными системами научно-технической библиотеки; составление плана изданий производится с учетом мощности редакционно-издательского отдела и потребности контингента обучающихся в учебно-методической литературе (система производит на заданную дату автоматический расчет контингента обучающихся, изучающих заявленную в плане издания дисциплину, что обеспечивается за счет использования информации из цифровых баз данных и знаний учебных планов и контингента обучающихся); реализованы инструменты мониторинга движения документации; визуальные инструменты адресного напоминания всем участникам процесса о сроках основных этапов реализации плана издания (например, сроках предоставления рукописей и т. п.). Особенности цифровой трансформации процесса управления аудиторными ресурсами: проектирование системы управления, в комплексе реализующей задачи учета, паспортизации, прогноза загруженности аудиторий, планирования их использования (в рамках расписания учебных занятий и воспитательных мероприятий), мониторинга и оценки эффективности использования аудиторного фонда, а также формирующей систему отчетов, необходимых для принятия решений по повышению качества использования аудиторных ресурсов. Основными отличительными особенностями реализованной в Сибирском государственном университете геосистем и технологий цифровой трансформации процесса управления аудиторными ресурсами стали: наличие цифрового сервиса «Анализатор учебных планов», позволяющего централизованно управлять проектированием учебных планов на уровне вуза с целью систематизации отдельных элементов, влияющих в перспективе на топологию и размерность учебных потоков; формирование цифровых заявок на расписание учебных занятий, включающее частичный импорт информации из цифровой учебной нагрузки кафедр, обеспечение кафедрам и диспетчерской службе на этапе формирования цифровых заявок на расписание доступа к цифровым паспортам аудиторий; к актуальной информации о прогнозной по вузу загруженности аудиторий и индивидуальной загруженности преподавателей. Также отличительной особенностью является использование авторских моделей: математических моделей оптимизации учебных потоков и коэффициента сменности учебных занятий, прогноза загруженности аудиторий, нечетких моделей оценки эффективности использования аудиторных ресурсов [6]. Особенности цифровой трансформации процесса управления учебной нагрузкой: проектирование системы управления, в комплексе реализующей задачи учета, планирования, мониторинга и оценки выполнения учебной нагрузки по вузу, по кафедрам, индивидуальной учебной нагрузки, обладающей функционалом управления качеством планирования учебных занятий (расписания), а также формирующей систему отчетов, необходимых для принятия решений по улучшению процесса. Система осуществляет автоматическую генерацию учебной нагрузки по вузу, кафедрам (общей, в разрезе форм обучения, в разрезе преподавателей), индивидуальной нагрузки преподавателей (индивидуального плана). Основными отличительными особенностями реализованной в Сибирском государственном университете геосистем и технологий цифровой трансформации процесса управления учебной нагрузкой стали: наличие цифровых сервисов «Анализатор учебных планов», «Приказ о закреплении дисциплин за кафедрами» и «Заявка на расписание учебных занятий» с инструментами оценки качества распределения учебной нагрузки по кафедре и прогнозной загруженности аудиторий. Особенности цифровой трансформации процесса управления исполнительской дисциплиной участников образовательных бизнес-процессов: проектирование цифрового «Календаря исполнителя» (как элемента тайм-менеджмента), в комплексе реализующего планирование, учет, мониторинг качества исполнения адресных мероприятий, задач, решений коллегиальных органов. В «Календаре исполнителя» для администрации и соответствующих кластеров пользователей реализованы адресные визуальные инструменты напоминания, облегчающие процедуры планирования полного или частичного исполнения мероприятий, а также адресные инструменты мониторинга исполнительской дисциплины. «Календарь личных заданий» - аналогичный персонализированный инструмент планирования личных мероприятий с инструментами напоминания, мониторинга исполнения и формирования отчетности по исполненным мероприятиям. Особенности цифровой трансформации процесса управления системой локальных нормативных актов: проектирование технологии управления локальными нормативными актами, реализующей процессы согласования, утверждения, регистрации, ознакомления, размещения, мониторинга актуальности и непротиворечивости, разграничения прав доступа, имеющей инструменты обратной связи. Помимо стандартных инструментов систем электронного документооборота, таких как согласование, регистрация и адресное ознакомление с документами, цифровой журнал локальных нормативных актов содержит данные, которые позволяют отслеживать актуальность и непротиворечивость локальных нормативных актов (нормативные документы, на которые ссылается локальный нормативный акт, срок действия локального нормативного акта). Лицам, отвечающим за управление локальными нормативными актами, система представляет информацию о перечне локальных актов, в отношении которых необходимо принять решение об актуализации (например, в случае изменения внешних или локальных нормативных документов, на которые они ссылаются, либо по истечении их срока действия). Заключение. Цифровая трансформация управления качеством образовательных бизнес-процессов реализуется в Сибирском государственном университете геосистем и технологий с 2020 г. В настоящий момент основные образовательные бизнес-процессы вуза стандартизированы, соответствующие цифровые сервисы и системы управления разработаны, внедрены и успешно используются. В рамках инструментов системы менеджмента качества вуза выполняется постоянный мониторинг эффективности проводимой цифровизации, выявляются первоочередные и долгосрочные перспективные направления. В результате цифровой трансформации управления качеством образовательных бизнес-процессов отмечено повышение целевых показателей и эффективности образовательной деятельности за счет: исключения невостребованных или дублирующих друг друга процессов, оптимизации взаимодействия различных структурных подразделений в рамках образовательных бизнес-процессов, обеспечения прозрачности достижения целевых показателей и повышения предсказуемости результатов, выявления возможностей для целенаправленного оперативного и/или стратегического улучшения образовательных бизнес-процессов. Исходя из анализа публикаций, освещающих вопросы опыта цифровой трансформации в системе образования, личного опыта цифровой трансформации ряда образовательных бизнес-процессов в Сибирском государственном университете геосистем и технологий, а также опыта информатизации и автоматизации образовательных бизнес-процессов в других организациях образования, сделаны следующие выводы. 1. Цифровую трансформацию образовательного учреждения рекомендуется рассматривать как этап эволюции информатизации, максимально сохраняющий и развивающий положительные результаты информатизации. 2. Использование принципов процессного подхода, стандартизации и документирования процессов (например, в рамках системы менеджмента качества либо на уровне локальных нормативных актов образовательной организации) значительно упрощает понимание сущности цифровой трансформации организации образования, определение цели и задач. 3. Одними из основных задач цифровой трансформации должны быть совершенствование, постоянное улучшение деятельности образовательной организации, оптимизация процедур достижения ее целевых показателей, предупреждение возникновения различных несоответствий, повышение качества управления бизнес-процессами. 4. Цифровая трансформация должна предполагать трансформацию управления качеством процессов, а не просто цифровизацию процессов. 5. Единство цифровых баз данных и знаний корпоративной информационно-управляющей системы и всех задействованных в процессах локальных программных продуктов и систем - основной принцип цифровой трансформации, ориентированной на непрерывное улучшение. 6. Повышение цифровой культуры коллектива образовательного учреждения и обучающихся, полная поддержка процессов цифровизации первым руководителем - одни из основополагающих факторов успеха преодоления сопротивления внедряемым новшествам. Процессы цифровизации в организациях образования должны быть непрерывными, учитывать постоянно меняющиеся внешние и внутренние вызовы и ожидания системы образования и общества.

Об авторах

Елена Владимировна Шевчук

Сибирский государственный университет геосистем и технологий

Автор, ответственный за переписку.
Email: evshevch@mail.ru
ORCID iD: 0000-0002-1206-3960

кандидат технических наук, доцент, директор департамента образования

Российская Федерация, 630108, Новосибирск, ул. Плахотного, д. 10

Андрей Владимирович Шпак

Сибирский государственный университет геосистем и технологий

Email: andrey.v.shpak@gmail.com
ORCID iD: 0000-0003-1744-3214

кандидат технических наук, доцент, заведующий научно-технической библиотеки

Российская Федерация, 630108, Новосибирск, ул. Плахотного, д. 10

Список литературы