CLASSIFICATION OF SERVICES FOR THE ORGANIZATION OF INFORMATION SPACE AT EDUCATIONAL ORGANIZATIONS

Abstract


The article discusses examples of usage of advanced services and tools for organization of work of educational organizations. Giving of examples of different types of services by level of complexity and degree of integration with the information processes of educational organizations. Discusses optionsof information of management of an educational organization, the joint work of all participants of management process and learning process in educational organizations, as well as suggested directions for creating the information space of an educational institution.

Процесс коммуникации между сотрудниками является одним из основных внутренних процессов любой образовательной организации. Под процессом ком- муникации между сотрудниками внутри образовательной организации будем понимать взаимодействие между администрацией образовательной организации, учителями, обучающимися и их родителями.Для обеспечения эффективной коммуникации с использованием современных методов необходимо рассмотреть возможности специальных информационных сервисов. На сегодняшний момент на рынке программного обеспечения пред- ставлено большое количество различных сервисов для построения эффективной коммуникации. Сервисы можно разделить следующим образом:узкоспециализированные - призваны решать конкретные задачи;комплексные - в рамках одного сервиса реализовано несколько различных функций.С технической точки зрения информационные сервисы можно разделить на локальные и сторонние. Под локальными сервисами будем понимать такие сер-висы, в которых серверная часть установлена внутри локальной сети образова- тельной организации. Сторонними сервисами будут являться те, серверная часть которых установлена вне локальной сети образовательной организации.Рассмотрим особенности современных информационных сервисов, исполь- зование которых позволит существенно повысить эффективность коммуникации внутри образовательной организации, с методической точки зрения. Глобально все задачи, связанные с работой информационного пространства образовательной организации, можно разделить на четыре блока: работа с файлами, работа с кон- тактами, организация работы и обмен сообщениями.Наиболее очевидным является функционал использования общих и личных файловых хранилищ. Такая система может обозначаться такими терминами, как«общий диск», «медиатека», «внутренний сетевой ресурс», «сетевой диск» и т.д. Цель такого использования состоит в организации общего доступа к сетевому ресурсу для хранения файлов на основе разделения прав доступа. Каждый со- трудник образовательной организации имеет уникальный логин (имя), с помощью которого осуществляется подключение к общему диску. Сотрудники могут быть объединены в группы по различным критериям: методическим объединениям, кафедрам, предметам, наличию или отсутствию классного руководства и т.д. Один сотрудник может входить в несколько таких групп. Для каждой группы должны быть определены соответствующие права доступа на основании их деятельности и/или по усмотрению администрации. Такая организация доступа к файлам вну- три образовательной организации обеспечивает следующие возможности:увеличение скорости доступа к файлам - по сети файлы открываются бы- стрее;увеличение безопасности хранения файлов - использование на серверах и дисковых массивах аппаратной и программной избыточности позволит обеспе- чить безопасность хранения данных при сбоях оборудования;уменьшение нагрузки на компьютеры сотрудников - если в образователь- ной организации используются устаревшие компьютеры с дисками небольшого объема, использование общего сетевого ресурса позволит существенно повысить количество используемого дискового пространства;повышение защищенности данных - при хранении файлов на сетевых дис- ках происходит абстрагирование от конкретного компьютера и в случае его хи- щения или выхода из строя сами файлы не пострадают.Онлайн-просмотр документов является одним из самых популярных свойств файловых хранилищ, поскольку обеспечивает оперативность просмотра доку- ментов любых распространенных типов. Онлайн-просмотр увеличивает скорость ознакомления с документами и возможность принятия решений по конкретному вопросу.Совместная работая с документами является наиболее распространенным сер- висом использования файловых хранилищ. Возможности редактировать документ в режиме реального времени, с помощью веб-интерфейса, вносить изменения в различные части одного документа нескольким сотрудникам образовательной организации одновременно позволяет максимально повысить эффективность выполнения сложных составных задач. К таким задачам можно отнести:составление календарно-тематических планов;подготовку отчетов;согласование планов мероприятий;подготовку к круглым столам и заседаниям методических объединений, педагогического совета и т.д.Использование эффективных возможностей совместного календаря позволит существенно экономить время и ресурсы каждой образовательной организации. В образовательных организациях есть необходимость обеспечить участие в тех или иных мероприятиях, дата проведения которых известна, определенной груп- пы сотрудников. Также существуют профильные мероприятия, в которых задей- ствованы преподаватели различных методических объединений или параллелей классов. При использовании совместного календаря есть возможность (так же как и с общим сетевым ресурсом) создавать персональные и групповые календа- ри. На основе разделения прав доступа к календарям происходит разделение ин- формационных потоков внутри сотрудников образовательной организации, тем самым обеспечивая максимальную адресность доставки информации. Для адми- нистрации существенным преимуществом становится занесение в совместный календарь дат проверок и совещаний. Такое планирование в виде совместного календаря позволит четко обеспечить проведение всех мероприятий и практиче- ски исключить их пересечение.Развитием сервиса календаря можно считать сервис постановки задач или си- стемы ведения проектов. В современных условиях количество задач на одного сотрудника администрации в единицу времени крайне велико. Часто возникают пересекающиеся и повторяющиеся задачи. Мероприятия, в которых участвует по нескольку сотрудников, также распространены. Сервис постановки задач по- зволяет наглядно, оперативно и комплексно спланировать работы по выполнению поставленных задач всем сотрудникам образовательной организации. Для до- стижения максимального эффекта от использования такого типа сервиса необ- ходимо одному сотруднику заниматься исключительно им, но с учетом сегод- няшних реалий системы образования и общей загрузки сотрудников, админи- страции образовательной организации необходимо спланировать распределение обязанностей и организовать контроль за их выполнением.Переход на безбумажную технологию организации постановки заданий лишь на первый взгляд кажется достаточно трудоемким. При организации поэтапного освоения и получении первых положительных результатов, которые будут за- ключаться в более эффективном взаимодействии всех сотрудников образователь- ной организации (задания перестанут теряться, будет определена ответственность за конкретную задачу, будет четко распланировано время работы, появится воз- можность за минимальное время комплексно оценить загруженность конкретных людей, подразделений, групп сотрудников и т.д.) увеличится внутренняя моти- вация к использованию удобного сервиса организации рабочего времени.Отдельным направлением развития систем управления проектами является сервис - системы заявок. Идеология построения систем заявок отличается от систем ведения проектов тем, что заявку инициирует субъект вне самой образо- вательной организации. Системы ведения проектов предназначены для органи- зации внутренних коммуникаций, тогда как системы заявок направлены на вза-имодействия с внешними клиентами. В рамках использования системы заявок для повышения эффективности работы образовательной организации возможно предложить следующие направления:организация работы внутренней технической службы;организация работы с родителями и другими образовательными организа- циям.Сервис базы знаний является частью сервиса системы заявок, может быть от- дельным и самостоятельным блоком информационного пространства образова- тельной организации. Наполнению базы знаний необходимо уделять повышен- ное внимание, поскольку именно там должна храниться проверенная и досто- верная информация. Ведение базы знаний образовательной организации - очень ответственный процесс, который требует основательного подхода. База знаний наполняется фундаментальной информацией по образовательной организации: в каждой образовательной организации существует блок учредительной докумен- тации (устав, реквизиты, списки сотрудников и т.д.), а также типовые операции и вопросы по ним.Сервис почты в настоящее время является обязательным атрибутом любой должности в образовательной организации. Работа с использованием электрон- ной почты проста, понятна и эффективна. На сегодняшний момент самым рас- пространенным использованием ее является отправка файлов и другой инфор- мации. Реже почта используется для совместных обсуждений при подготовке документов - когда письма отправляются нескольким адресатам и каждый так- же отвечает всем. Еще реже электронная почта используется совместно с файло- выми или календарными сервисами: отправка ссылок для доступа к файлам (ссыл- ки на видеоролики или большие презентации) или их редактирование в других сервисах (совместные отчеты или проекты); приглашений на событие в совмест- ном календаре (олимпиады, конкурсы и т.д.); уведомлений о ближайших собы- тиях в календаре (собрания, педагогические советы и т.д.). С учетом возможности современных мобильных устройств возможность получать и отправлять почту может выступать в роли основного канала получения уведомлений.Сервис почты обладает доступом к адресным книгам, которые формируются автоматически из электронных адресов тех пользователей, с которыми осущест- вляется переписка. В образовательной организации регулярно появляется необ- ходимость держать в общем доступе справочник с телефонами, фамилиями и адресами организаций, с которыми ведется общение по рабочим вопросам (бух- галтерия, технические службы, обслуживающие организации и т.д.) Для таких целей существует целый класс сервисов - управление отношениями с клиентами. С одной стороны, такие системы используются в сфере продаж. С другой сторо- ны, бизнес-инструменты давно используются и в системе образования для по- вышения эффективности внутренних коммуникаций. В рамках построения еди- ного информационного пространства образовательной организации системы управления отношениями с клиентами могут быть использованы как глобальные записные книжки, в которых будет собираться вся информация обо всех органи- зациях, с которыми хотя бы раз был контакт. Особенно эффективно заполнение такой системы, если образовательная организация ведет активную научную ипроектную деятельность. В данной системе хранятся фамилии, почтовые адреса и телефоны дружественных организаций, интересных людей из близких сфер, вышестоящих организаций, поставщиков оборудования и канцелярских товаров, есть возможность ведения записей о последнем общении, прикреплении писем и другой информации. В этом случае не потеряется информация о том, по како- му вопросу контактировали с тем или иным сотрудником, какие были поставле- ны задачи и достигнуты результаты.В последнее время все большую популярность и распространение получают мобильные сервисы - мессенджеры. Программы небольшого объема, не требо- вательные к аппаратным ресурсам, выполняют практически такую же роль, как и сервис почты, только позволяют это делать более оперативно и эффективно. Возможности создания каналов и общих чатов позволяют перенести коммуни- кации в образовательной организации на новый уровень. Мобильное оповещение всех сотрудников образовательной организации о событиях, оповещение роди- телей классными руководителями о собраниях или получении учебников доступ- но при использовании каналов - один организатор может публиковать сообще- ние, остальные их только читают. Обсуждение проектов, оповещение о местона- хождении сотрудников, согласование времени совещаний возможно при использовании общего диалога, когда все имеют право писать сообщение.Внутренняя социальная сеть также может быть эффективно использована для организации коммуникации сотрудников и обучающихся. Ленты событий клас- сов, участие в проектах и соревнованиях, фотоотчеты с концертов и посещения музеев, видео с концертов, успехи учеников в олимпиадах, дни рождения и па- мятные даты - всю эту информацию можно размещать во внутренней социаль- ной сети. Акцентируем внимание на том, что такая сеть является именно вну- тренней и вся информация доступна исключительно пользователям внутри об- разовательной организации. С точки зрения обеспечения защиты информации это является существенным достоинством. В нашей статье специально не акцен- тируем внимание на социальных сетях общего доступа, потому что работа обра- зовательной организации в них является отдельной сложной темой.Таким образом, в области программной реализации отметим наличие обяза- тельных компонентов, которые усилят эффект от использования рассмотренно- го программного обеспечения:наличие мобильного приложения - глобальное развитие мобильных тех- нологий и повсеместное их использование;нотификация - уведомления о получении новых действиях и событиях, информирование о сообщениях и изменениях состояний;панель администратора/директора - с целью оперативной и комплексной оценки положения дел на конкретный срез времени необходима возможность сбора сведений;статистические инструменты - для проведения анализа и построения линий трендов необходимо наличие возможности сбора, обработки и различного пред- ставления всей имеющейся и получаемой информации.Проведенный анализ позволяет выделить два момента:все описанные сервисы и технологии имеют пересекающийся функционал;каждая образовательная организация уникальна педагогическим и управ- ленческим составами, поэтому любое программное обеспечение должно под- бираться индивидуально.В настоящее время существует большое количество всевозможного программ- ного обеспечения для построения информационной среды образовательной ор- ганизации, направленного на увеличение эффективности внутренних коммуни- каций. Сервисы и технологии являются гибкими инструментами для реализации задач структурирования информации внутри организации, построения внутрен- них процессов организации и обеспечения внутренней и внешней коммуникации. Именно умелое сочетание инструментов организации эффективной коммуника- ции и профессионализма руководителя образовательной организации в области использования информационных и телекоммуникационных технологий будет формировать действенную систему управления на основе выстраивания инфор- мационного пространства образовательной организации.

A A Zaslavsky

IT Center of an education system of the city district Khimki

Molodezhnaya str., 44, Moscow region, Khimki, Russia, 141407

Views

Abstract - 216

PDF (Russian) - 105


Copyright (c) 2016 Заславский А.А.

Creative Commons License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.