КЛАССИФИКАЦИЯ СЕРВИСОВ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Полный текст

Процесс коммуникации между сотрудниками является одним из основных внутренних процессов любой образовательной организации. Под процессом ком- муникации между сотрудниками внутри образовательной организации будем понимать взаимодействие между администрацией образовательной организации, учителями, обучающимися и их родителями.Для обеспечения эффективной коммуникации с использованием современных методов необходимо рассмотреть возможности специальных информационных сервисов. На сегодняшний момент на рынке программного обеспечения пред- ставлено большое количество различных сервисов для построения эффективной коммуникации. Сервисы можно разделить следующим образом:узкоспециализированные - призваны решать конкретные задачи;комплексные - в рамках одного сервиса реализовано несколько различных функций.С технической точки зрения информационные сервисы можно разделить на локальные и сторонние. Под локальными сервисами будем понимать такие сер-висы, в которых серверная часть установлена внутри локальной сети образова- тельной организации. Сторонними сервисами будут являться те, серверная часть которых установлена вне локальной сети образовательной организации.Рассмотрим особенности современных информационных сервисов, исполь- зование которых позволит существенно повысить эффективность коммуникации внутри образовательной организации, с методической точки зрения. Глобально все задачи, связанные с работой информационного пространства образовательной организации, можно разделить на четыре блока: работа с файлами, работа с кон- тактами, организация работы и обмен сообщениями.Наиболее очевидным является функционал использования общих и личных файловых хранилищ. Такая система может обозначаться такими терминами, как«общий диск», «медиатека», «внутренний сетевой ресурс», «сетевой диск» и т.д. Цель такого использования состоит в организации общего доступа к сетевому ресурсу для хранения файлов на основе разделения прав доступа. Каждый со- трудник образовательной организации имеет уникальный логин (имя), с помощью которого осуществляется подключение к общему диску. Сотрудники могут быть объединены в группы по различным критериям: методическим объединениям, кафедрам, предметам, наличию или отсутствию классного руководства и т.д. Один сотрудник может входить в несколько таких групп. Для каждой группы должны быть определены соответствующие права доступа на основании их деятельности и/или по усмотрению администрации. Такая организация доступа к файлам вну- три образовательной организации обеспечивает следующие возможности:увеличение скорости доступа к файлам - по сети файлы открываются бы- стрее;увеличение безопасности хранения файлов - использование на серверах и дисковых массивах аппаратной и программной избыточности позволит обеспе- чить безопасность хранения данных при сбоях оборудования;уменьшение нагрузки на компьютеры сотрудников - если в образователь- ной организации используются устаревшие компьютеры с дисками небольшого объема, использование общего сетевого ресурса позволит существенно повысить количество используемого дискового пространства;повышение защищенности данных - при хранении файлов на сетевых дис- ках происходит абстрагирование от конкретного компьютера и в случае его хи- щения или выхода из строя сами файлы не пострадают.Онлайн-просмотр документов является одним из самых популярных свойств файловых хранилищ, поскольку обеспечивает оперативность просмотра доку- ментов любых распространенных типов. Онлайн-просмотр увеличивает скорость ознакомления с документами и возможность принятия решений по конкретному вопросу.Совместная работая с документами является наиболее распространенным сер- висом использования файловых хранилищ. Возможности редактировать документ в режиме реального времени, с помощью веб-интерфейса, вносить изменения в различные части одного документа нескольким сотрудникам образовательной организации одновременно позволяет максимально повысить эффективность выполнения сложных составных задач. К таким задачам можно отнести:составление календарно-тематических планов;подготовку отчетов;согласование планов мероприятий;подготовку к круглым столам и заседаниям методических объединений, педагогического совета и т.д.Использование эффективных возможностей совместного календаря позволит существенно экономить время и ресурсы каждой образовательной организации. В образовательных организациях есть необходимость обеспечить участие в тех или иных мероприятиях, дата проведения которых известна, определенной груп- пы сотрудников. Также существуют профильные мероприятия, в которых задей- ствованы преподаватели различных методических объединений или параллелей классов. При использовании совместного календаря есть возможность (так же как и с общим сетевым ресурсом) создавать персональные и групповые календа- ри. На основе разделения прав доступа к календарям происходит разделение ин- формационных потоков внутри сотрудников образовательной организации, тем самым обеспечивая максимальную адресность доставки информации. Для адми- нистрации существенным преимуществом становится занесение в совместный календарь дат проверок и совещаний. Такое планирование в виде совместного календаря позволит четко обеспечить проведение всех мероприятий и практиче- ски исключить их пересечение.Развитием сервиса календаря можно считать сервис постановки задач или си- стемы ведения проектов. В современных условиях количество задач на одного сотрудника администрации в единицу времени крайне велико. Часто возникают пересекающиеся и повторяющиеся задачи. Мероприятия, в которых участвует по нескольку сотрудников, также распространены. Сервис постановки задач по- зволяет наглядно, оперативно и комплексно спланировать работы по выполнению поставленных задач всем сотрудникам образовательной организации. Для до- стижения максимального эффекта от использования такого типа сервиса необ- ходимо одному сотруднику заниматься исключительно им, но с учетом сегод- няшних реалий системы образования и общей загрузки сотрудников, админи- страции образовательной организации необходимо спланировать распределение обязанностей и организовать контроль за их выполнением.Переход на безбумажную технологию организации постановки заданий лишь на первый взгляд кажется достаточно трудоемким. При организации поэтапного освоения и получении первых положительных результатов, которые будут за- ключаться в более эффективном взаимодействии всех сотрудников образователь- ной организации (задания перестанут теряться, будет определена ответственность за конкретную задачу, будет четко распланировано время работы, появится воз- можность за минимальное время комплексно оценить загруженность конкретных людей, подразделений, групп сотрудников и т.д.) увеличится внутренняя моти- вация к использованию удобного сервиса организации рабочего времени.Отдельным направлением развития систем управления проектами является сервис - системы заявок. Идеология построения систем заявок отличается от систем ведения проектов тем, что заявку инициирует субъект вне самой образо- вательной организации. Системы ведения проектов предназначены для органи- зации внутренних коммуникаций, тогда как системы заявок направлены на вза-имодействия с внешними клиентами. В рамках использования системы заявок для повышения эффективности работы образовательной организации возможно предложить следующие направления:организация работы внутренней технической службы;организация работы с родителями и другими образовательными организа- циям.Сервис базы знаний является частью сервиса системы заявок, может быть от- дельным и самостоятельным блоком информационного пространства образова- тельной организации. Наполнению базы знаний необходимо уделять повышен- ное внимание, поскольку именно там должна храниться проверенная и досто- верная информация. Ведение базы знаний образовательной организации - очень ответственный процесс, который требует основательного подхода. База знаний наполняется фундаментальной информацией по образовательной организации: в каждой образовательной организации существует блок учредительной докумен- тации (устав, реквизиты, списки сотрудников и т.д.), а также типовые операции и вопросы по ним.Сервис почты в настоящее время является обязательным атрибутом любой должности в образовательной организации. Работа с использованием электрон- ной почты проста, понятна и эффективна. На сегодняшний момент самым рас- пространенным использованием ее является отправка файлов и другой инфор- мации. Реже почта используется для совместных обсуждений при подготовке документов - когда письма отправляются нескольким адресатам и каждый так- же отвечает всем. Еще реже электронная почта используется совместно с файло- выми или календарными сервисами: отправка ссылок для доступа к файлам (ссыл- ки на видеоролики или большие презентации) или их редактирование в других сервисах (совместные отчеты или проекты); приглашений на событие в совмест- ном календаре (олимпиады, конкурсы и т.д.); уведомлений о ближайших собы- тиях в календаре (собрания, педагогические советы и т.д.). С учетом возможности современных мобильных устройств возможность получать и отправлять почту может выступать в роли основного канала получения уведомлений.Сервис почты обладает доступом к адресным книгам, которые формируются автоматически из электронных адресов тех пользователей, с которыми осущест- вляется переписка. В образовательной организации регулярно появляется необ- ходимость держать в общем доступе справочник с телефонами, фамилиями и адресами организаций, с которыми ведется общение по рабочим вопросам (бух- галтерия, технические службы, обслуживающие организации и т.д.) Для таких целей существует целый класс сервисов - управление отношениями с клиентами. С одной стороны, такие системы используются в сфере продаж. С другой сторо- ны, бизнес-инструменты давно используются и в системе образования для по- вышения эффективности внутренних коммуникаций. В рамках построения еди- ного информационного пространства образовательной организации системы управления отношениями с клиентами могут быть использованы как глобальные записные книжки, в которых будет собираться вся информация обо всех органи- зациях, с которыми хотя бы раз был контакт. Особенно эффективно заполнение такой системы, если образовательная организация ведет активную научную ипроектную деятельность. В данной системе хранятся фамилии, почтовые адреса и телефоны дружественных организаций, интересных людей из близких сфер, вышестоящих организаций, поставщиков оборудования и канцелярских товаров, есть возможность ведения записей о последнем общении, прикреплении писем и другой информации. В этом случае не потеряется информация о том, по како- му вопросу контактировали с тем или иным сотрудником, какие были поставле- ны задачи и достигнуты результаты.В последнее время все большую популярность и распространение получают мобильные сервисы - мессенджеры. Программы небольшого объема, не требо- вательные к аппаратным ресурсам, выполняют практически такую же роль, как и сервис почты, только позволяют это делать более оперативно и эффективно. Возможности создания каналов и общих чатов позволяют перенести коммуни- кации в образовательной организации на новый уровень. Мобильное оповещение всех сотрудников образовательной организации о событиях, оповещение роди- телей классными руководителями о собраниях или получении учебников доступ- но при использовании каналов - один организатор может публиковать сообще- ние, остальные их только читают. Обсуждение проектов, оповещение о местона- хождении сотрудников, согласование времени совещаний возможно при использовании общего диалога, когда все имеют право писать сообщение.Внутренняя социальная сеть также может быть эффективно использована для организации коммуникации сотрудников и обучающихся. Ленты событий клас- сов, участие в проектах и соревнованиях, фотоотчеты с концертов и посещения музеев, видео с концертов, успехи учеников в олимпиадах, дни рождения и па- мятные даты - всю эту информацию можно размещать во внутренней социаль- ной сети. Акцентируем внимание на том, что такая сеть является именно вну- тренней и вся информация доступна исключительно пользователям внутри об- разовательной организации. С точки зрения обеспечения защиты информации это является существенным достоинством. В нашей статье специально не акцен- тируем внимание на социальных сетях общего доступа, потому что работа обра- зовательной организации в них является отдельной сложной темой.Таким образом, в области программной реализации отметим наличие обяза- тельных компонентов, которые усилят эффект от использования рассмотренно- го программного обеспечения:наличие мобильного приложения - глобальное развитие мобильных тех- нологий и повсеместное их использование;нотификация - уведомления о получении новых действиях и событиях, информирование о сообщениях и изменениях состояний;панель администратора/директора - с целью оперативной и комплексной оценки положения дел на конкретный срез времени необходима возможность сбора сведений;статистические инструменты - для проведения анализа и построения линий трендов необходимо наличие возможности сбора, обработки и различного пред- ставления всей имеющейся и получаемой информации.Проведенный анализ позволяет выделить два момента:все описанные сервисы и технологии имеют пересекающийся функционал;каждая образовательная организация уникальна педагогическим и управ- ленческим составами, поэтому любое программное обеспечение должно под- бираться индивидуально.В настоящее время существует большое количество всевозможного программ- ного обеспечения для построения информационной среды образовательной ор- ганизации, направленного на увеличение эффективности внутренних коммуни- каций. Сервисы и технологии являются гибкими инструментами для реализации задач структурирования информации внутри организации, построения внутрен- них процессов организации и обеспечения внутренней и внешней коммуникации. Именно умелое сочетание инструментов организации эффективной коммуника- ции и профессионализма руководителя образовательной организации в области использования информационных и телекоммуникационных технологий будет формировать действенную систему управления на основе выстраивания инфор- мационного пространства образовательной организации.

Об авторах

А А Заславский

ИТ-Центр системы образования городского округа Химки

ул. Молодежная, 44, Московская обл., Химки, Россия, 141407

Список литературы